Schullizenz einrichten

Vorbereitung

Kostenlosen Account erstellen

Wer noch kein SkooBase-Konto hat, erstellt zuerst einen kostenlosen Zugang: Schule suchen, Namen und E-Mail-Adresse eingeben, AGB bestätigen - fertig. Der Account startet automatisch mit einer 3-monatigen Testphase.

Bereits registriert? Dann direkt mit Schritt 2 weitermachen.

Start

Upgrade im Menü anklicken

Nach der Anmeldung erscheint im Hauptmenü der Punkt „Upgrade". Darauf klicken, um den Bestellvorgang zu starten.

Auswahl

Schullizenz wählen - mit Karte oder auf Rechnung

Ein Dialog öffnet sich. Hier entscheidest du, wie die Schullizenz bezahlt wird:

Weg A

Mit Karte - sofort

Die beiden Häkchen setzen - die Zustimmungserklärung und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV), die du damit für deine Schule abschließt -, dann auf die Kachel Schullizenz - 150 € / Jahr klicken.

Weiter bei Schritt 4, Weg A.

Weg B

Auf Rechnung - z. B. an die Gemeinde oder den Bund

Auf Schullizenz per Rechnung bestellen klicken. Die Rechnung geht an die Schule oder den Schulerhalter, bezahlt wird per Überweisung. Die Häkchen oben brauchst du dafür nicht - die Bestätigungen stehen im Bestellformular.

Weiter bei Schritt 4, Weg B.

Die AVV kannst du vorher über den Link im Dialog als PDF lesen. Den Knopf für die Rechnung findest du auch unter „Mein Konto" - auch dann, wenn du selbst schon eine Vollversion hast und im Menü kein „Upgrade" mehr siehst.

Upgrade-Dialog mit Einzellizenz, Schullizenz und dem Knopf Schullizenz per Rechnung bestellen

Je nach Weg

Zahlung abschließen oder Bestellung absenden

Weg A · Mit Karte

Die Zahlungsseite öffnet sich direkt mit der Schullizenz (150 €). Zahlungsdaten eingeben, Land auf Österreich setzen und bestätigen. Die Angabe einer Steuer-ID ist optional.

Tipp: Die vollständige Rechnungsadresse (falls vom Schulerhalter gefordert) kann nachträglich im Abo-Portal ergänzt werden - der Link dazu kommt per Bestätigungsmail.

Weg B · Auf Rechnung

Das Bestellformular öffnet sich. Du trägst ein, an wen die Rechnung gehen soll - Empfänger, Anschrift und eine E-Mail-Adresse für die Rechnung, bei Pflichtschulen oft die Gemeinde als Schulerhalter -, wer du bist und wer an der Schule die Schuladministration übernimmt. Dann die beiden Bestätigungen anhaken und auf Zahlungspflichtig bestellen klicken.

Ich prüfe die Bestellung, schalte die Schullizenz in der Regel innerhalb von zwei Werktagen frei und schicke die Rechnung an die angegebene Adresse - zahlbar per Überweisung innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum.

Die Schullizenz gilt schon mit der Freischaltung, nicht erst mit der Zahlung. Wer Schuladmin wird, lege ich bei der Freischaltung fest - in der Regel die Person, die in der Bestellung dafür angegeben ist.

Bundesschule? Das sind die meisten öffentlichen AHS und BHS. Dann im Formular das Kästchen Bundesschule ankreuzen und die Auftragsreferenz eintragen - die Bestellnummer oder die Einkäufergruppe eurer Schule. Der Bund nimmt Rechnungen nur als E-Rechnung an, und dafür brauche ich sie. Das Sekretariat oder die Buchhaltung kennt sie.

Bestellformular Schullizenz per Rechnung mit Rechnungsempfänger, Anschrift, Schuladministration und den beiden Bestätigungen

Freischaltung

„Meine Schule" erscheint im Menü

Die Schuladmin-Person sieht im Hauptmenü einen neuen Eintrag: Meine Schule. Bei Weg A wird der Account, der bezahlt hat, automatisch zum Schuladmin, sobald die Zahlung abgeschlossen ist. Bei Weg B ist es die Person, die ich mit der Freischaltung eintrage.

Weg B: Ist SkooBase bei der Schuladmin-Person gerade offen, einmal neu laden - dann erscheint der Menüpunkt. Beim nächsten Öffnen bittet SkooBase sie außerdem, die AVV für die Schule zu bestätigen, falls sie das noch nicht getan hat.

Einladung

Einlade-Link erstellen

Unter „Meine Schule" einen Einlade-Link erstellen: Gültigkeitsdauer wählen (empfohlen: 1 Jahr, passend zur Lizenzlaufzeit), maximale Nutzungsanzahl auf mindestens die Anzahl der Kolleg:innen setzen, dann auf + Erstellen klicken. In der Regel genügt ein einziger Link für die gesamte Schule.

Fertig

Link mit dem Kollegium teilen

Den erstellten Link per „Kopieren" übernehmen und an das Kollegium senden - per E-Mail, Schulgruppe oder Aushang. Wer sich über diesen Link registriert, wird automatisch der Schule zugeordnet und erhält sofort die Vollversion.

Kommt die Bestätigungsmail nach der Registrierung nicht an, lohnt sich ein Blick in den Spam-Ordner.

Kurz zusammengefasst

Account erstellen → Upgrade klicken → Schullizenz wählen → Zahlen oder auf Rechnung bestellen → Einlade-Link erstellen → Link teilen

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